Wie werden Sie unser Kunde - vom Erstkontakt bis zum Effektiveinsatz

Die beim Landesamt für Finanzen angesiedelte Servicestelle Zeitmanagement ist für Beratung, Einführung und laufende Betreuung von BayZeit zuständig. Eventuell notwendige Baumaßnahmen sind in Abstimmung mit der jeweils zuständigen Bauverwaltung durchzuführen. Die Einführung des Integrierten Zeitmanagementsystems erfolgt in einem Stufenkonzept. Die Dauer der Einführung hängt von den jeweiligen Anforderungen und Gegebenheiten bei den einzelnen Dienststellen ab. Als Richtwert wird die Einführungsphase mit einer Dauer von ca. 3 Monaten im Regelfall veranschlagt. In dringenden Fällen ist auch eine schnellere Einführung machbar, sofern ausschließlich Standardanforderungen umzusetzen sind.

Stufe 1: Information und Vorerklärung; Stufe 2: Bedarfsanalyse (1 Monat); Stufe 3: Realisierung (1,2 Monat); Stufe 4: Produktion (0,8 Monat); Stufe 5: Produktiveinsatz /

Inhalt ist eine umfassende Information über die Leitstungsfähigkeit von BayZeit.

  • Klärung der zuständigen Ansprechpartner / Kopfstelle der jeweiligen Dienststelle
  • Erläuterung der einzelnen Module und Hardwarekomponenten
  • Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten und den sich daraus ergebenden Möglichkeiten BayZeit einzusetzen
  • Darstellung der Vorgehensweise und Zeitplanung bei Einführung von BayZeit.

Ergebnis: Einführungsentscheidung

Inhalt ist die Ermittlung der Anforderungen an Hard- und Software für die Einführung des Integrierten Zeitmanagementsystems.

  • Klärung der benötigten Programmmodule und Lizenzen
  • Auswahl der Hardwarekomponenten
  • Kostenermittlung im Rahmen einer Bedarfserhebung für Hard- und Software sowie Dienstleistungen
  • Beachtung und Berücksichtigung zusätzlicher Anforderungen (insbesondere bauseitige Maßnahmen, Clientausstattung, Netzinfrastruktur). Sofern Baumaßnahmen erforderlich sind, ist das jeweils zuständige Bauamt von der einführenden Dienststelle zu kontaktieren.
  • Ermittlung der individuellen Softwareeinstellungen (Rollen und Rechte, Arbeitszeitmodelle, Zutrittsmodelle, Schichtpläne, Regelungen etc.)

Ergebnis: Definition des Einführungsinhalts einschließlich Kosten

Stufe 2 endet mit der Realisierungsentscheidung

Inhalt ist die Umsetzung der in Stufe 2 definierten Anforderungen

  • Realisierung der hard- und softwaretechnischen Aufgabenstellungen für eine Produktivsetzung
  • Erstellung eines Netzkonzepts
  • Durchführung der baulichen Maßnahmen einschließlich Verkabelung
  • Umsetzung der definierten Anforderungen auf einem Entwicklungssystem
  • Verfahrenstest bezüglich der speziellen Anforderungen der Dienststelle
  • Einbindung aller Entscheidungsträger und Beteiligten.
  • Bestellung (Erstellung der Bestellformulare erfolgt durch die Servicestelle Zeitmanagement)

Ergebnis: Entscheidung zur Vorbereitung des Produktionsbetriebs.

Inhalt ist die Systembereitstellung auf der Produktivumgebung mit allen notwendigen Einstellungen der jeweiligen Dienststelle

  • Übernahme der in Stufe 3 getesteten dienststellenspezifischen Einstellungen
  • Import von Personalstammdaten aus VIVA
  • Erfassung und Import von Arbeitszeitmodellen
  • Saldenübernahme aus Altsystemen (üblicherweise zeitversetzt nach Produktivstart)
  • Einrichten der Sachbearbeiter einschließlich Rollen- und Rechtezuweisungen
  • Mitarbeiterbezogene Zuweisung von Modellen und Buchungsmedien
  • Installation und Konfiguration der Hardwareperipheriegeräte
  • Schulung der Sachbearbeiter
  • Bereitstellung von eLearning-Einheiten für Einweisung der Mitarbeiter in die Systembenutzung
  • Test der einzelnen Komponenten und Systemanbindungen

Ergebnis: Dienststellenspezifische Freigabe und Produktiveinsatz

Stufe 4 endet mit der Freigabe für den produktiven Einsatz bei der jeweiligen Dienststelle.

Nach der dienststellenspezifischen Freigabe erfolgt der produktive Einsatz des Zeitmanagementsystems bei der jeweiligen Dienststelle. Die Dienststellen erhalten vom LfF sowie vom RZ Nord laufende Serviceleistungen in fachlicher bzw. technischer Hinsicht und werden laufend bezüglich technischer Neuerungen beraten und hinsichtlich einer Umsetzung unterstützt.