Informationen zu AuDig (Arbeitsunfähigkeitsmeldung Digital)

• Sie müssen sich mit der eigenen VIVA-Personalnummer im Mitarbeiterservice Bayern www.mitarbeiterservice.bayern.de; Link öffnet sich in neuem Fenster) registriert haben. Bei Fragen zur Registrierung wenden Sie sich bitte an die Hotline authega (Tel: 0800 4265051)
• Es muss die erforderliche Berechtigung in VIVA Infotyp 0105 (Arbeitsanleitung AuDig-ZustM Nummer 3 (PDF)) gepflegt sein.

Sie können die E-Mail-Adresse frei wählen. Wenn Sie sich für AuDig neu bzw. extra registrieren, empfehlen wir die Verwendung der dienstlichen E-Mail-Adresse, da Sie AuDig rein dienstlich nutzen.

Die Ausstellung mehrerer Zertifikate ist zulässig.

Die Erstellung eines neuen Passworts ist leider nicht möglich. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, registrieren Sie sich bitte neu. Diese Registrierung kann bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen. Bei Fragen zu authega wenden Sie sich bitte an die Hotline authega (Tel.: 0800 4265051).

Wenden Sie sich bitte an die AuDig Hotline beim LfF (Tel.: 089 7624-1300).

Wenden Sie sich bitte an die Hotline authega (Tel.: 0800 4265051).

Ja, die Daten werden maschinell nach VIVA übernommen und entsprechende Datensätze (z. B. Abwesenheiten im IT2001) angelegt. Diese können z. B. die Einstellung der Lohnfortzahlung nach sechs Wochen zur Folge haben. Der Bezügesachbearbeiter wird über jede Änderung, die Sie in AuDig vornehmen, informiert.

Nur gesetzlich (auch freiwillig gesetzlich) Versicherte nehmen am verpflichtenden Verfahren der eAU teil. Nicht gesetzlich versicherte Beschäftigte erhalten keine eAU. Da Anfragen bei der GKV grundsätzlich nur für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer gestellt werden dürfen, ist die Erfassung der Art der Versicherung erforderlich.

Ja, dies ist zutreffend, u.a. sind alle Beamtinnen und Beamte von der eAU ausgenommen (Arbeitsanleitung 011/2022 Nr. 4.1.6 (PDF); Link öffnet sich in neuem Fenster).

Da es sich bei der AU um ein Dokument handelt, das grds. Eingang in die Personalakte findet, ist die eAU auszudrucken und in der Personalakte abzulegen bzw. in die DiPA zu übernehmen. Der Audruck erfolgt über den Button „Drucken“ in der Detailansicht zur eAU.

Die Arbeitszeitdaten werden bei der Neuanlage eines Vorganges oder eines Abschnittes, soweit möglich, anhand der zuletzt gespeicherten Abwesenheit vorbelegt. Die erstmalige Erfassung der Arbeitszeit zu einem Personalfall muss aber immer manuell erfolgen ebenso wie Änderungen der Arbeitszeit.

Abwesenheiten, die das Infektionsschutzgesetz betreffen (insbesondere Quarantäne und Kinderbetreuung wegen Schließung der Schulen und Kitas) sind nicht über AuDig, sondern weiterhin in Schriftform mit dem Formblatt Muster A770 an die Bezügestelle Arbeitnehmer zu melden.

Ja, dies ist erforderlich. Auf der AU-Bescheinigung muss über einen Vermerk ersichtlich sein, welche Daten die Praxis an die GKV übertragen hat.

Bei schriftlichen ärztlichen Bescheinigungen mit einem Zusatz im Sinne "es wird eine eAU erstellt" liegt ein eAU-Fall vor. Handelt es sich bei dem vorgelegten Nachweis um das Formular e_010 mit Barcode, dann nimmt der ausstellende Arzt am sog. "Ersatzverfahren" teil. Bei diesem kann der Arzt die AU noch nicht elektronisch an die KK übermitteln, der Beleg wird mittels Barcode erfasst, nimmt aber am elektronischen Verfahren teil (d.h. es wird eine eAU erstellt).

Setzen Sie sich bitte mit dem zuständigen Sachbearbeiter Bezüge in Verbindung. In einem weiteren Schritt ist ggfs. auch eine Nachfrage bei der/beim Beschäftigten vorzunehmen.

Erfolgt ein Dienstantritt, ohne dass die eAUs vollständig vorliegen, ist die Gesundmeldung mit Vorgabe im Feld „Dienstantritt“ vorzugeben. Das „Endedatum letztes Attest“ bleibt leer, sodass der Fall weiterhin in „Offene Vorgänge“ erscheint. Liegen alle eAU vor, ist der Vorgang durch die Vorgabe des „Endedatum letztes Attest“ abzuschließen. Diese Vorgehensweise ist essenziell, damit die Lohnfortzahlung gestoppt wird!

1. Beginn AU AuDig > Beginn 1. eAU: In der Praxis möglich, wenn Beschäftigter während Dienst erkrankt und zum Arzt geht. Beginn AU in AuDig erst ab Folgetag (1. Voller Abwesenheitstag). Beginn eAU am Tag der Erkrankung.
2. Beginn AU AuDig < Beginn 1. eAU: Beschäftigter meldet sich krank. Arzt schreibt erst ab Folgetag krank. Fall muss in zwei Abschnitte geteilt werden. 1. Tag „Krankheit ohne Attest“. Ab 2. Tag „Krankheit mit Attest“.

Zu dieser Thematik versucht der GKV-Spitzenverband eine Einbindung in die eAU zeitnah zu erreichen. In AuDig ist aber auch die Vorgabe einer AU in Papierform problemlos möglich.

Wechselt der Arbeitnehmer während einer Arbeitsunfähigkeit die Krankenkasse, übermittelt seit 01.04.2024 die Vorkrankenkasse die eAU-Daten an die Folgekrankenkasse. Durch den digitalen Datenaustausch ist es möglich, dass Arbeitgeber von beiden Krankenkassen eine Rückmeldung zu einer eAU-Datenabfrage erhalten. Es ist in diesem Fall nichts weiter zu veranlassen.

Eine Abwesenheit kann aus mehreren Abschnitten bestehen. Ein Abschnitt definiert sich durch den Grund der Arbeitsunfähigkeit. Wenn sich der Grund ändert, muss ein neuer Abschnitt angelegt werden (Arbeitsanleitung AuDig Nummer 6 (PDF)).

Für einen Vorgang müssen je nach Grund der Arbeitsunfähigkeit unterschiedliche Felder zwingend belegt werden. Solange diese Pflichtfelder nicht belegt sind, bleibt der Vorgang offen, auch wenn der Dienstantritt bereits erfolgt ist.

Der Status "Aktion erforderlich" informiert bei den offenen Vorgängen darüber, dass eine Aktion fällig ist. Eine solche kann z. B. sein:

• Endedatum letztes Attest ist überschritten
• Datum voraussichtliches Ende bei einer Abwesenheit ohne Attest ist überschritten
• Endedatum letztes Attest auf der Registerkarte "Gesundmeldung" nach Dienstantritt fehlt

Sie haben in AuDig zwei verschiedene Filter.

Zum einen können Sie unter dem neuen Menüpunkt "Mein Filter" einen eigenen Filter vorbelegen. Hier können Sie "Alle meine Dienststellen" oder einige Dienststellen, für die Sie berechtigt sind, wählen. Zusätzlich aus dieser Auswahl können Sie "Alle meine Personalbereiche" oder einige Personalbereiche, für die Sie berechtigt sind, wählen. Zusätzlich aus dieser Auswahl können Sie "Alle meine Personalteilbereiche" oder einige Personalteilbereiche, für die Sie berechtigt sind, wählen. Diesen Filter können Sie im Menüpunkt "Offene Vorgänge" und im Menüpunkt "Vorgänge erstellen oder anzeigen" anwenden, wenn Sie die Schaltfläche "Filtern" und anschließend "Voreinstellungen anwenden" wählen.

Zum anderen können Sie im Menüpunkt "Offene Vorgänge" und im Menüpunkt "Vorgänge erstellen oder anzeigen" nach beliebigen Kriterien suchen, wenn Sie die Schaltfläche "Filtern" wählen und anschließend "Voreinstellungen anwenden" abwählen. Angezeigt werden allerdings nur Daten, für die Sie berechtigt sind und die den Kriterien entsprechen. Der Filter liefert jedoch nur ein Ergebnis, wenn eine verfügbare Kombination von Eingaben gewählt wird. Wählen Sie beispielsweise einen Personalbereich aus, der nicht Teil einer selektierten Dienststelle ist, kann das Ergebnis der Suche leer sein. Hier bietet es sich an, lediglich nach dem Personalbereich zu suchen.

Nein, eine Verpflichtung zur Attestvorlage besteht erst ab dem vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit. Erfolgt dies nicht, besteht kein Anspruch auf Lohnfortzahlung. Die Prüfung, ob das Attest alle Tage der AU abdeckt, ist weiterhin Aufgabe der Dienststellen.

Der erste Abschnitt ist dann mit "Krankheit ohne Attest" anzulegen.

Ja, die Arbeitstage sind in der Registerkarte "Arbeitszeit" zwingend einzutragen, damit die Bezügestelle die Lohnarten richtig vorgeben kann. Die Information über die Arbeitszeit steht den Bezügestellen ansonsten nicht zur Verfügung. Im Feld Anmerkungen können persönliche Arbeitstage des Beschäftigten eingetragen werden (z.B. Beschäftigter arbeitet im 2-Wochen-Rhythmus).

Als Grund der Arbeitsunfähigkeit ist "Krankheit mit Attest" zu pflegen, da die Person beim Arzt war bzw. sich im Krankenhaus befindet.

Die Fälle sind ganz normal auch in Zeiten, in denen kein Unterricht stattfindet, zu melden/erfassen.

Handelt es sich bei einem Unfall nicht um einen anerkannten Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit, ist beim Grund der Arbeitsunfähigkeit je nachdem ob ein Attest vorliegt "Krankheit mit Attest" oder "Krankheit ohne Attest" vorzugeben. Begründet ist dies mit den unterschiedlichen Auswirkungen bei der Bezügezahlung/SV-Trägern.

Bei der Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit in Fällen "Krankheit ohne Attest" sind die Beschäftigten grundsätzlich verpflichtet, dem Arbeitgeber die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit mitzuteilen. Der Arbeitgeber erhält diese Information indem er sie beim Beschäftigten abfragt. Bei Erkrankungen ohne ein Attest ist dies besonders wichtig, weil der Beschäftigte spätestens am 4. Kalendertag nach dem Beginn der Erkrankung verpflichtet ist ein Attest vorzulegen. Nachdem dies vom Arbeitgeber zu überwachen ist, wurde in AuDig das Endedatum bei diesen Erkrankungen eingeführt, denn damit hat die Personal verwaltende Dienststelle die Möglichkeit die Krankheit bei einer längeren Dauer als 3 Kalendertage, diese zu ändern auf mit Attest und das Attest in Schriftform oder als eAU abzufragen. Erfolgt von einem Beschäftigten zur Dauer der Arbeitsunfähigkeit keine Aussage oder erfolgt aus sonstigen Gründen keine Rückmeldung hierzu, ist es zielführend das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit pauschal mit dem dritten Tag der AU zu belegen. Durch diese Vorgabe wird die Überwachung der Nachweispflicht sichergestellt. Der Vorgang erscheint in AuDig mit dem eingetragenen Endedatum unter den "offenen Vorgängen" und kann nahtlos weiter bearbeitet werden. Eine zusätzliche Erinnerung für die Weiterbearbeitung der Krankheit außerhalb von AuDig ist folglich nicht (mehr) notwendig.

Solange kein aktueller Vorgang zur Person offen ist, können Vorgänge in der Vergangenheit erfasst werden. Ansonsten muss der offene Vorgang durch Vorgabe eines fiktiven Dienstantrittes vorübergehend geschlossen werden.

Ja, dies ist möglich, wenn das Beginndatum des Attests mit dem Beginn der Abwesenheit identisch ist. Ansonsten muss ein neuer Abschnitt mit dem Grund "Krankheit mit Attest" angelegt werden.

Um einen Vorgang mit Gesundmeldung zu löschen müssen Sie zuerst den Dienstantritt löschen und den Vorgang speichern. Im nächsten Schritt kann der Vorgang dann gelöscht werden (Arbeitsanleitung AuDig Nummer 5 (PDF)).

Ja, eine Bearbeitung von abgeschlossenen Vorgängen ist jederzeit möglich.

Ja, bei der Maßnahme "Organisatorischer Wechsel", Maßnahmengrund "Versetzung" wird bei einer Änderung des Personalbereiches der IT 0105 ST 9060 zum Abgrenzen angeboten.

Alle PSV-SB, deren Rollen die Bearbeitung des IT 2001 Abwesenheiten beinhalten. Der Zugriff auf den IT 9740 erfolgt jedoch ausschließlich "lesend".

Das Beginndatum der Maßnahme "Aufnahme AuDig SB" sollte einen Monat vor Produktivstart liegen, damit noch Zeit für die Registrierung des AuDig-SB bei authega bleibt. Bei Produktivstart 01.10.2022 sollte die Maßnahme zum 01.09.2022 durchgeführt werden. Der im Rahmen der Maßnahme anzulegende IT 0105, ST 9060 sollte zum 01.10.2022 angelegt werden.

Ausgeschiedene Mitarbeiter werden in AuDig noch drei Monate nach Austrittsdatum angezeigt. Daten können gepflegt werden.

Mit Zeitpunkt der Verbeamtung in VIVA werden die Daten in AuDig nicht mehr zur Pflege angezeigt. Bitte nehmen Sie Korrekturen bzw. Nacherfassungen rechtzeitig vor.